PROYECTO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PRESENTACION El presente Proyecto del Manual de Organización y Funciones es un documento que tiene como principal objetivo, lograr un nivel de institucionalidad total . Adicionalmente, cumple un papel normativo y de gestión. Al ser un documento aprobado por el nivel más alto de decisión del club, es de observación obligatoria por la Junta Directiva, el administrador y los trabajadores. El presente manual servirá a los funcionarios y a los trabajadores, como instrumento orientador para el desempeño de sus funciones de manera coherente y eficaz a fin de lograr altas cuotas de institucionalidad y respeto a las normas estatutarias que rigen la vida la asociación. El Manual de Organización y Funciones describe en forma sistemática y analítica la estructura gestión política y operativa, determina las funciones, responsabilidades y motivo de cese de cada funcionario y trabajador del club. El instrumento normativo en mención será objeto de continua evaluación por parte de los inspectores de cuenta, los presidentes de los diversos comités que integran los órganos de acompañamiento a la junta directiva, el objetivo de la evaluación es detectar oportunamente su cumplimiento o incumplimiento y optar en consecuencia las medidas correctivas necesarias. Este instrumento técnico-normativo permitirá la racionalización de los procedimientos del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, tendiente al mejor cumplimiento de sus funciones e interrelación entre las diversas áreas que lo integran. BASE LEGAL 1.- CODIGO LABORAL Y CIVIL 2.- ESTATUTOS 3.- REGLAMENTOS INTERNOS 4.- DIRECTIVAS POR ACUERDO DE ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS 5.- DIRECTIVAS POR ACUERDO DE LA JUNTA DIRECTIVA. 6.- OTROS COMPLEMENTARIOS Y CONEXOS PRESIDENCIA REPORTA A: Asamblea General y a la Junta Directiva Es el funcionario designado por la Junta directiva para que la represente y encause las decisiones tomadas por este organismo de gestión política. (Art.52 al 54 del estatuto. Se deja constancia que, estatutariamente, la dirección de la asociación está a cargo de la junta directiva (Art. 52 al 53). El presidente solo la representa y tiene como facultad extraordinaria la de ejercer el voto dirimente solo en caso de empate en las decisiones de la junta directiva, por lo expresado el presidente es un miembro más de la junta directiva. FUNCIONES Son funciones del Presidente de la Junta Directiva, además de lo establecido en el Estatuto del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, los siguientes: • Presidir las reuniones de la junta directiva, esta presidencia solo tiene el objetivo de dotar de orden a las reuniones de la junta. • Presidir las reuniones de la asamblea general. • Representar a la asociación ante las autoridades, teniendo la representación ante los jueces y tribunales solo a falta del administrador, salvo acuerdo en contrario de la junta. • Solucionar los asuntos urgentes que se presenten, con cargo a dar cuenta a la junta si le compete su resolución. • Utilizar su capacidad de voto dirimente en caso de empate en las decisiones de la junta directiva. • Presidir todos los actos oficiales de carácter interno del Club. • Hacer cumplir los acuerdos de la Asamblea General e informar a ésta de la marcha de la Institución. • Convocar a sesiones de la Junta Directiva así como también a las Asambleas Ordinaria y Extraordinaria. • Firmar los oficios, comunicaciones, informes y correspondencia, inherentes a su función rectora. • Delegar con acuerdo de la Junta Directiva, algunas de sus funciones representativas. • Presentar al término de su mandato y en sesión pública una memoria de su ejercicio. • Proponer a la Asamblea la designación de comisiones y de sus miembros integrantes. • Preparar con el secretario la agenda para las sesiones. • Cumplir bajo responsabilidad con las normas sobre transparencia en la información de la gestión y entrega de cargo que a continuación se detallan: Normas sobre transparencia en la información de la gestión: El presidente de la junta directiva informará a los socios en forma mensual por escrito o por medios informáticos lo siguiente: • Calendario anual de las reuniones de la junta directiva y el lugar donde se realizarán las reuniones, invitando a los socios a participar de las mismas. • Publicación del contenido de las actas de la junta directiva a más tardar 3 días útiles después de haberse producido la reunión. • Ayuda memoria mensual comentando las actividades que desarrolla la junta directiva, eventos que pueden afectar la calidad de vida de los socios del club, así como problemas de tipo económico que pueden afectar la marcha de la administración del club. Los temas que deben ser informados en forma obligatoria son los siguientes: Situación tributaria del club ante la SUNAT (Marco tributario del club e impuestos adeudados), situación tributaria del club ante la municipalidad de Chosica (Que construcciones a realizado el club, situación de las licencias de construcción y tributos adeudados), situación de los linderos del club y gestión de las áreas en peligro determinada por el comité de vecinos. Relación y situación procesal de los juicios que esté enfrentando el club. Relación y situación procesal de las demandas interpuestas por el club. Otros aspectos que merezcan informarse. • Estados financieros con anexos e indicación de antigüedad de las partidas que integran el valor de una cuenta del balance general y del estado de ganancias y pérdidas. Los estados financieros se presentan a mas tardar los días 15 de cada mes. • Evolución del control presupuestal autorizado por la asamblea general • Listado general de los cheques emitidos con cargo a las cuentas del club. • Balance financiero, este documento contiene la relación de las cuentas bancarias propiedad del club y los saldos de las mismas, también contiene una relación de las obligaciones que por todo concepto adeuda el club. Este documento concluye indicando un superávit o un déficit financiero al cierre de cada mes. Normas de control interno para la entrega de cargo de una junta directiva saliente a una junta directiva entrante. De acuerdo al artículo 52 de los estatutos del club, la gestión le corresponde al colectivo de la junta directiva, por esta razón, la junta directiva en pleno es responsable de cumplir con la entrega de cargo, para realizar este acto administrativo, la junta saliente a través de su presidente, debe convocar en forma obligatoria a los siguientes entes: Los Socios, los inspectores de cuentas, Los presidentes colegiados del comité de vecinos de las cinco zonas del club, los presidentes de los diferentes comités de apoyo del club, los representantes de los profesionales organizados residentes en el club. Los documentos que se entregarán en esta oportunidad son los siguientes: -Balance general y estado de ganancias y pérdidas del club con un corte al 31 de julio del año en curso. Ambos documentos deben contar con notas que expliquen la naturaleza del contenido de las cuentas. -Libros de contabilidad debidamente cerrados y que concuerden con la información entregada en los estados financieros. - Control presupuestal con un corte al 31 de julio del año en curso, este documento debe estar acompañado de comentarios ejecutivos que expliquen la evolución y los resultados que se entregan. -Balance financiero, documento que contiene la relación de las cuentas bancarias propiedad del club y los saldos de las mismas, también contiene una relación de las obligaciones que por todo concepto adeuda el club. Este documento debe concluir indicando un superávit o un déficit financiero al momento de la entrega del cargo. - Memoria ejecutiva que indica los logros de la gestión de la junta directiva saliente, avance durante su gestión de los planes a largo plazo, problemas que deberá solucionar la junta directiva entrante y los planes a largo plazo que se deberán seguir desarrollando. - Relación de los juicios que enfrenta el club y la situación procesal de los mismos -Relación de las demandas interpuestas por el club y situación procesal de las mismas. Relación de activos fijos propiedad del club. - Cumplimiento de las normas de control interno suscrita por los inspectoresde cuentas. SUPERVISION Y COORDINACION EJERCIDA Administrador del club coordinación, secretaria de la junta directiva, tesorero y vocales SUPERVISION RECIBIDA Asamblea General Inspectores de cuentas ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES Los inherentes a su cargo CONTACTOS • Internos.- Con todas las Vocalías, El Administrador y unidades Administrativas del Club. • Externos.- Con instituciones públicas y privadas. REQUISITOS DEL CARGO Lo establecido en el artículo 47º del Estatuto MOTIVOS DE CESE Por falta grave a los estatutos, las normas de control interno, el manual de funciones. La sanción la impone la asamblea general ordinaria o extraordinaria. SECRETARIA DE LA JUNTA DIRECTIVA REPORTA A : JUNTA DIRECTIVA RESUMEN DE ACTIVIDADES : ATENDER LA ADMINISTRACION DE LA OFICINA DE LA JUNTA DIRECTIVA FUNCIONES Son funciones del Secretario, además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva, Arts. 47 y 56 del Estatuto los siguientes:
SUPERVISION EJERCIDA Ninguna SUPERVISION RECIBIDA Junta directiva y presidente del club ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES Los inherentes a su cargo CONTACTOS : A. INTERNOS: Presidente, Tesorero, Vocalías, Asesores y órganos administrativos B. EXTERNOS: Con instituciones públicas y privadas. REQUISITOS DEL CARGO : Lo Establecido en el Artículo N ° 47 del Estatuto MOTIVO DE CESE Incumplimiento del manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva TESORERO (A) REPORTA A: Asamblea General, junta directiva, inspectores de cuenta y comité de vecinos FUNCIONES Son funciones del Tesorero, además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva (Art. 47 y 57 del Estatuto) los siguientes: • Supervisar la percepción de los ingresos y el depósito de ellos en las cuentas bancarias. • Dictar las medidas para el buen orden de la contabilidad. • Instruir al administrador sobre todo lo que se relacione con la observancia del presupuesto, impidiendo que se realice egresos no previstos en el presupuesto, esta función la realiza bajo responsabilidad. • Sustituir al administrador en la firma de los títulos de crédito, cheques, recibos y otra documentación análoga, bastando su intervención para la validez de la operación siempre que tratándose de los primeros, su firma esté acompañada de la de otro miembro designado por la junta directiva. Esta atribución requiere aprobación específica de la junta directiva y es por evento económico específico. • vigilar y coordinar la marcha económica del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní. 6. Elaborar conjuntamente con los vocales y el administrador el presupuesto Anual del club. Respetando las normas de control interno sobre presupuesto que a continuación se detallan: • El presupuesto de ingresos y egresos debe ser remitido a los socios y a los presidentes de los diferentes comités que componen el club, dentro de la primera semana del mes de diciembre de cada año, el presupuesto remitido será aprobado en la asamblea general ordinaria del mes de enero de cada año (Art.35 inciso a de los estatutos) • El presupuesto de ingresos y egresos remitido, debe incluir una carta personal del presidente del club, quien en nombre de la Junta Directiva expone la política de gestión que implementara durante el año que se iniciará, que objetivos específicos logrará con el presupuesto solicitado, presentará un calendario de metas bimensual que permita visualizar el logro de las metas a través del año a iniciarse (Art. 52 inciso c del estatuto). • Las observaciones y las consultas sobre el presupuesto se recibirán y contestarán como máximo hasta la segunda semana de del mes de diciembre de cada año. Las observaciones y las consultas pueden canalizarse a través de las presidencias de los comités que integran el club, o directamente a la administración del club. • Las modificaciones que generen las observaciones de los socios serán implementadas en el transcurso de la tercera semana del mes de diciembre de cada año, en esta semana se debe contar con el presupuesto definitivo para el año próximo a iniciarse. • El presupuesto de ingresos y egresos se presentará bajo el formato que forma de anexo 1 forma parte integrante del presente documento • El presupuesto de ingresos y egresos aprobado por la asamblea general, es remitido al administrador del club para su ejecución a través de una carta del presidente del club donde le comunica la decisión de la asamblea general (Art. 59 e incisos que lo integran en el estatuto). 7) Supervisar la ejecución presupuestal del club observando que se cumplan en forma obligatoria las normas de control interno que a continuación se detallan: Normas de control interno sobre ingresos en efectivo de la asociación. Las presentes normas de control interno cubren todos los ingresos en efectivo de la asociación, no existen excepciones. • Todo ingreso en efectivo de la asociación será recibido por el cajero nombrado por la junta directiva. • Está prohibido bajo responsabilidad del cajero utilizar para cualquier tipo de pago el efectivo ingresado a la caja del club. • Ningún miembro de la junta directiva o de la administración puede autorizar la utilización del dinero de la cobranza diaria. • El cajero en forma obligatoria otorgará el recibo de ingreso a caja conjuntamente la boleta o la factura que justifica el ingreso a caja. • Al finalizar el día, el cajero y el tesorero nombrado por la junta directiva verificarán la liquidación de caja realizada por el programa de cobranzas que utiliza el club. La conformidad de la conciliación se expresará con la firma de los dos funcionarios que realizan la conciliación (Art.57 inciso a del estatuto). Los fondos resultantes de la liquidación quedarán en custodia del administrador, para este efecto firmará un recibo de recepción de fondos, liberando de esta manera la responsabilidad al cajero y al tesorero. • El administrador, bajo responsabilidad, depositará a más tardar el día siguiente la totalidad de los fondos recibidos del cajero y el tesorero. • El contador de la asociación registrará en una cuenta específica la recepción y deposito de las liquidaciones de caja recibidas por el administrador. • En caso se produjera el incumplimiento de las normas sobre deposito del efectivo o la utilización del efectivo, el contador, bajo responsabilidad y en forma inmediata, informará a la junta directiva y los inspectoresde cuentas del club, estos a su vez informarán al presidente del comité de vecinos en turno quien pondrá en conocimiento de los vecinos el informe recibido. Normas de control interno sobre las formas de pago de la asociación • La asociación observa el siguiente calendario de pagos: Proveedores y empleados cada 15 días, obreros los días sábados de cada semana. El administrador elaborará el calendario de pagos anual para que sea aprobado por la junta directiva. • Todo desembolso de dinero por parte de la asociación, se realiza con cheque a excepción de los desembolsos de caja chica. • A través de la caja chica solo se puede cubrir gastos que tengan como valor máximo S/.50 y preferentemente solo movilidad. Lo expresado en esta norma obliga a una planificación de las compras de las asociación para realizarlas por volumen. Normas de control interno sobre documentos fuente que soportan la emisión de un cheque o un desembolso de caja chica. Los documentos que soportan la emisión de un cheque o un desembolso de caja chica son los que indican la ley de comprobantes de pago, si se realizase un desembolso que no se sustente en lo indicado en la presente norma será responsabilidad directa del administrador del club, en el caso del club los comprobantes de pago son los siguientes sin ninguna excepción: • Facturas • Recibos de Honorarios • Boletas de venta • Recibos de luz, agua y teléfono • Boletos de ómnibus • Declaración jurada de movilidad de menor cuantía • Recibos internos para adelantos de jornales y sueldos • Recibos internos para fondos a rendir cuenta, en este caso la rendición de fondos se sustentará con los documentos indicados en la presente norma y a más tardar el último día de la semana en que se otorgó el fondo a rendir cuenta. Normas de control interno sobre la autorización de gastos y pagos de obligaciones de la asociación. Los gastos de la asociación obedecen al presupuesto aprobado por la asamblea general, los gastos extraordinarios son aprobados por una asamblea extraordinaria ( Art. 52 inciso d del estatuto). Por lo expuesto no existe la posibilidad de realizar gastos o obras que no estén previstos en un presupuesto aprobado por la asamblea general, realizar gastos fuera de presupuesto configura la malversación de fondos en agravio de persona jurídica. Para cumplir con lo expresado en el párrafo anterior, se seguirán las siguientes normas de control interno: • Todo gasto o adquisición que supere el valor de S/. 2,000.00, debe ser acompañado por tres cotizaciones, el administrador y el Tesorero nombrado por la junta directiva, otorgarán la buena pro indicando el motivo e informando de este hecho a la junta directiva del club., por la norma expuesta los gastos o adquisiciones que realice el club deben ser planificadas de tal manera que la actividad prevista en esta norma no insuma gran cantidad de tiempo. • Todos los gastos o adquisiciones que serán cubiertos por el club, deberán indicar en el margen superior derecho y con lapicero rojo, la partida presupuestal que soporta el gasto a realizarse. • Los documentos fuentes que soportan los gastos a realizarse, deben llevar en el margen inferior izquierdo la firma y el sello del administrador y el tesorero nombrado por la junta directiva, la firma de ambos funcionarios indica que han verificado que existe un saldo presupuestal que soporta el gasto o la adquisición a realizarse (Art.57 inciso c del estatuto). • El tesorero y el administrador del club, presentarán a la junta directiva del club, una relación de los gastos o adquisiciones a ser cubiertos a través del formato solicitud de desembolsos, la solicitud de desembolsos debe estar prenumerada, la junta directiva aprobará la solicitud de desembolsos en su totalidad o en parte. • La solicitud de desembolsos aprobada por la junta directiva, será remitida a caja para la emisión de los cheques respectivos, los vouchers de contabilidad que sustentan la emisión de un cheque, en forma obligatoria indicarán el número de la solicitud de desembolso que los origina.
SUPERVISION EJERCIDA Administrador, contador y personal de Tesorería SUPERVISION RECIBIDA Junta directiva Inspectores de cuentas ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los Inherentes a su cargo CONTACTOS A. Internos: Presidente, Secretario, Vocalías, Administrador, asesores y unidades Administrativas. B. Externos: Con instituciones públicas y privadas. REQUISITOS DEL CARGO Lo establecido en el Artículo N ° 47 del Estatuto. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. VOCAL TECNICO TITULO DEL PUESTO : VOCAL TECNICO REPORTA : JUNTA DIRECTIVA RESUMEN GENERAL DE ACTIVIDADES : Supervisa el cumplimiento del Reglamento Interno de las Construcciones del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní. FUNCIONES Son funciones del Vocal Técnico, además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, los siguientes: 1.- Planificar y coordinar que las construcciones se desarrollen de acuerdo a lo contemplado en el reglamento interno de construcciones del club. 2.- Supervisar la aprobación o desaprobación de los nuevos planos de construcción que presenten los socios. 3.- Supervisar la construcción de nuevas unidades de viviendas previa constatación in situ del lote, verificación de la licencia de construcción así como la cancelación de los respectivos derechos al Club proporcionado por la Administración. 4.- Súper vigilar los linderos perimétricos del Club a fin de que las mismas no sean invadidos por terceros. 5.- Mantener actualizado el plano catastral del Club. 6.- Supervisar el desarrollo del plan vial interno del Club. 7. -Cumplir con los encargos que le fije la Junta Directiva. SUPERVISION EJERCIDA : Administrador SUPERVISION RECIBIDA Junta directiva ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los inherentes a su cargo CONTACTOS A. Internos: Presidente, Tesorero, Vocalías, Administrador, asesores y unidades administrativas. B. Externos: Con instituciones públicas y privadas REQUISITOS DEL CARGO Lo establecido en el Artículo N °47 del Estatuto. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. VOCAL DE SEGURIDAD TITULO DEL PUESTO : VOCAL DE SEGURIDAD REPORTA A : JUNTA DIRECTIVA RESUMEN GENERAL DE ACTIVIDADES : Supervisar la seguridad interna del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní FUNCIONES Son funciones del Vocal de Seguridad, además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, los siguientes: 1.- Planificar y organizar en coordinación con la Administración la seguridad interna del Club. 2.- Emitir Directivas de seguridad para el normal desarrollo y cumplimiento de los servicios prestados por terceros a la Institución. 3.- Cumplir con los encargos que le fije la Junta Directiva. SUPERVISION EJERCIDA : Administrador y vigilantes. SUPERVISION RECIBIDA : Junta directiva ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los inherentes a su cargo CONTACTOS A. INTERNOS: Presidente, Tesorero, vocalías, Administrador, asesores y unidades administrativas. B. EXTERNOS: Con instituciones privadas y públicas REQUISITOS DEL CARGO : Lo establecido en el artículo N ° 47 del Estatuto. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. VOCAL DE CULTURA TITULO DEL PUESTO : VOCAL DE CULTURA REPORTA A : JUNTA DIRECTIVA RESUMEN GENERAL DE ACTIVIDADES: Organiza y dirige eventos culturales dentro del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní FUNCIONES Son funciones del Vocal de Cultura, además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, los siguientes: 1.- Planificar y organizar en coordinación con la Administración eventos culturales. 2.- Organizar actividades culturales en los días festivos. 3.- Cumplir con los encargos que le fije la Junta Directiva. SUPERVISION EJERCIDA : Administrador SUPERVISION RECIBIDA : Junta directiva ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los inherentes a su cargo CONTACTOS : A. INTERNOS: Presidente, Tesorero, vocalías, Administrador, Asesores y unidades administrativas. • EXTERNOS : Con instituciones públicas y privadas REQUISITOS DEL CARGO : Lo establecido en el artículo N ° 47 del Estatuto MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. VOCAL DE DEPORTES TITULO DEL PUESTO : Vocal de Deportes REPORTA A : Junta Directiva RESUMEN GENERAL DE ACTIVIDADES : Organiza y dirige eventos deportivos dentro del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní FUNCIONES Son funciones del Vocal de Deporte, además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, los siguientes: 1.- Planificar y organizar en coordinación con la Administración eventos deportivos. 2.- Desarrollar un programa integral con las diversas disciplinas deportivas para los períodos vacacionales. 3.- Fomentar la integración de toda la comunidad girasolina en base a las competencias deportivas. 4.- Desarrollar un programa anual para la práctica de las diversas disciplinas deportivas. 5.- Cumplir con los encargos que le fije la Junta Directiva 6.- Ejerce el control y Fiscalización de toda la Infraestructura Deportiva, desarrolla Programas de Expansión, creando nuevas edificaciones siempre que las Áreas disponibles existentes así lo permitan. SUPERVISION EJERCIDA : Administrador SUPERVISION RECIBIDA : Junta directiva ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los inherentes a su cargo CONTACTOS : A. INTERNOS: Presidente, Tesorero, Vocalías, Administrador, asesores y unidades administrativas. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. VOCAL DE SERVICIO T ITULO DEL PUESTO : VOCAL DE SERVICIOS REPORTA A : JUNTA DIRECTIVA RESUMEN GENERAL DE ACTIVIDADES: Supervisar el Mantenimiento Integral del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní funciones de la vocalía de servicios además de las obligaciones inherentes a su calidad de miembro de la Junta Directiva del Club Residencial Los Girasoles de Huampaní, los siguientes: 1.- Planificar y coordinar la ejecución del mantenimiento integral del club. 2.- Súper vigilar que los parques y jardines del club se encuentren en perfectas condiciones. 3.- Súper vigilar que la Casa Club, locales del área comercial y demás oficinas administrativas se encuentren con un adecuado mantenimiento y conservación. 4.- Coordinar las adquisiciones de equipos y herramientas con la Administración del Club. 5.- Supervisar la recepción, almacenaje y distribución de herramientas y equipos que se adquieren para satisfacer las necesidades del mantenimiento del Club. 6.- Cumplir con los encargos que le fije la Junta directiva. SUPERVISION EJERCIDA : Administrador y operarios de campo SUPERVISION RECIBIDA : Junta directiva ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los inherentes a su cargo CONTACTOS : A. INTERNOS: Presidente, Tesorero, Vocalías, Administrador, asesores y unidades administrativas. • EXTERNOS: Con instituciones públicas y privadas. REQUISITOS Lo establecido en el artículo N ° 47 del Estatuto. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. EL ADMINISTRADOR Reporta a: Junta directiva, Tesorero, inspectores de cuenta, comité de vecinos. RESUMEN DE ACTIVIDADES : Planifica, organiza ejecuta, controla y evalúa las actividades de nivel ejecutivo del Club. FUNCIONES
Normas de control interno sobre ingresos en efectivo de la asociación.
Las presentes normas de control interno cubren todos los ingresos en efectivo de la asociación, no existen excepciones. • Todo ingreso en efectivo de la asociación será recibido por el cajero nombrado por la junta directiva. • Está prohibido bajo responsabilidad del cajero utilizar para cualquier tipo de pago el efectivo ingresado a la caja del club. • Ningún miembro de la junta directiva o de la administración puede autorizar la utilización del dinero de la cobranza diaria. • El cajero en forma obligatoria otorgará el recibo de ingreso a caja conjuntamente la boleta o la factura que justifica el ingreso a caja. • Al finalizar el día, el cajero y el tesorero nombrado por la junta directiva verificarán la liquidación de caja realizada por el programa de cobranzas que utiliza el club. La conformidad de la conciliación se expresará con la firma de los dos funcionarios que realizan la conciliación (Art.57 inciso a del estatuto). Los fondos resultantes de la liquidación quedarán en custodia del administrador, para este efecto firmará un recibo de recepción de fondos, liberando de esta manera la responsabilidad al cajero y al tesorero. • El administrador, bajo responsabilidad, depositará a más tardar el día siguiente la totalidad de los fondos recibidos del cajero y el tesorero. • El contador de la asociación registrará en una cuenta específica la recepción y deposito de las liquidaciones de caja recibidas por el administrador. • En caso se produjera el incumplimiento de las normas sobre deposito del efectivo o la utilización del efectivo, el contador, bajo responsabilidad y en forma inmediata, informará a la junta directiva y los inspectoresde cuentas del club, estos a su vez informarán al presidente del comité de vecinos en turno quien pondrá en conocimiento de los vecinos el informe recibido. Normas de control interno sobre las formas de pago de la asociación • La asociación observa el siguiente calendario de pagos: Proveedores y empleados cada 15 días, obreros los días sábados de cada semana. El administrador elaborará el calendario de pagos anual para que sea aprobado por la junta directiva. • Todo desembolso de dinero por parte de la asociación, se realiza con cheque a excepción de los desembolsos de caja chica. • A través de la caja chica solo se puede cubrir gastos que tengan como valor máximo S/.50 y preferentemente solo movilidad. Lo expresado en esta norma obliga a una planificación de las compras de las asociación para realizarlas por volumen. Normas de control interno sobre documentos fuente que soportan la emisión de un cheque o un desembolso de caja chica. Los documentos que soportan la emisión de un cheque o un desembolso de caja chica son los que indican la ley de comprobantes de pago, si se realizase un desembolso que no se sustente en lo indicado en la presente norma será responsabilidad directa del administrador del club, en el caso del club los comprobantes de pago son los siguientes sin ninguna excepción: • Facturas • Recibos de Honorarios • Boletas de venta • Recibos de luz, agua y teléfono • Boletos de ómnibus • Declaración jurada de movilidad de menor cuantía • Recibos internos para adelantos de jornales y sueldos • Recibos internos para fondos a rendir cuenta, en este caso la rendición de fondos se sustentará con los documentos indicados en la presente norma y a más tardar el último día de la semana en que se otorgó el fondo a rendir cuenta. Normas de control interno sobre la autorización de gastos y pagos de obligaciones de la asociación. Los gastos de la asociación obedecen al presupuesto aprobado por la asamblea general, los gastos extraordinarios son aprobados por una asamblea extraordinaria ( Art. 52 inciso d del estatuto). Por lo expuesto no existe la posibilidad de realizar gastos o obras que no estén previstos en un presupuesto aprobado por la asamblea general, realizar gastos fuera de presupuesto configura la malversación de fondos en agravio de persona jurídica. Para cumplir con lo expresado en el párrafo anterior, se seguirán las siguientes normas de control interno: • Todo gasto o adquisición que supere el valor de S/. 2,000.00, debe ser acompañado por tres cotizaciones, el administrador y el Tesorero nombrado por la junta directiva, otorgarán la buena pro indicando el motivo e informando de este hecho a la junta directiva del club., por la norma expuesta los gastos o adquisiciones que realice el club deben ser planificadas de tal manera que la actividad prevista en esta norma no insuma gran cantidad de tiempo. • Todos los gastos o adquisiciones que serán cubiertos por el club, deberán indicar en el margen superior derecho y con lapicero rojo, la partida presupuestal que soporta el gasto a realizarse. • Los documentos fuentes que soportan los gastos a realizarse, deben llevar en el margen inferior izquierdo la firma y el sello del administrador y el tesorero nombrado por la junta directiva, la firma de ambos funcionarios indica que han verificado que existe un saldo presupuestal que soporta el gasto o la adquisición a realizarse (Art.57 inciso c del estatuto). • El tesorero y el administrador del club, presentarán a la junta directiva del club, una relación de los gastos o adquisiciones a ser cubiertos a través del formato solicitud de desembolsos, la solicitud de desembolsos debe estar prenumerada, la junta directiva aprobará la solicitud de desembolsos en su totalidad o en parte. • La solicitud de desembolsos aprobada por la junta directiva, será remitida a caja para la emisión de los cheques respectivos, los vouchers de contabilidad que sustentan la emisión de un cheque, en forma obligatoria indicarán el número de la solicitud de desembolso que los origina. REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO :
MOTIVO DE CESE
Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva con coordinación del comité de vecinos colegiado. ASISTENTE - ADMINISTRATIVO Jefe inmediato : Administrador Resumen de Actividades: Supervisa controla y evalúa las actividades de servicios en el Club, soporte en labores de ejecución del Administrador. FUNCIONES • Supervisa y controla la ejecución de las obligaciones, en los diversos servicios que brinda el Club a los socios. • Controla y evalúa las operaciones realizadas en las diversas áreas administrativas. • Coordinar con los entes encargados de las actividades programadas para el desarrollo urbanístico y cultural o social dentro del Club. • Presentar estrategias de recuperación de las diversas cuentas de socios deudores. • Elabora y programa los pagos por adquisición de bienes y servicios del Club. • Despacha la documentación pertinente por encargo del administrador a las áreas que corresponden. • Realiza seguimiento y entrevista a los socios para el pago de sus obligaciones. • Realizar cotizaciones de compra de bienes y servicios y prepara el cuadro comparativo. • Llevar el control de los convenios de pago suscritos con los socios. • Control de plano teca. • Realiza seguimiento a las letras en cartera, para el pago de los socios antes de su vencimiento. • Otras funciones asignadas por el administrador. REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO : • Estudios superiores en Administración o Contabilidad • Conocimiento de computación. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva con coordinación del comité de vecinos colegiado. DEL CAJERO REPORTA A : Administrador y Tesorero RESUMEN DE FUNCIONES: • Recepción y custodia de fondos y valores del club • Pago de obligaciones FUNCIONES
• Realizar pagos de planillas de salarios y sueldos. • Realizar pago por la compra de bienes y servicios según el cronograma. • Respeta y hace respetar las siguientes normas de control interno. Normas de control interno sobre ingresos en efectivo de la asociación. Las presentes normas de control interno cubren todos los ingresos en efectivo de la asociación, no existen excepciones. • Todo ingreso en efectivo de la asociación será recibido por el cajero nombrado por la junta directiva. • Está prohibido bajo responsabilidad del cajero utilizar para cualquier tipo de pago el efectivo ingresado a la caja del club. • Ningún miembro de la junta directiva o de la administración puede autorizar la utilización del dinero de la cobranza diaria. • El cajero en forma obligatoria otorgará el recibo de ingreso a caja conjuntamente la boleta o la factura que justifica el ingreso a caja. • Al finalizar el día, el cajero y el tesorero nombrado por la junta directiva verificarán la liquidación de caja realizada por el programa de cobranzas que utiliza el club. La conformidad de la conciliación se expresará con la firma de los dos funcionarios que realizan la conciliación (Art.57 inciso a del estatuto). Los fondos resultantes de la liquidación quedarán en custodia del administrador, para este efecto firmará un recibo de recepción de fondos, liberando de esta manera la responsabilidad al cajero y al tesorero. • El administrador, bajo responsabilidad, depositará a más tardar el día siguiente la totalidad de los fondos recibidos del cajero y el tesorero. REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO Egresado o estudiante de Universidad o Instituto de Contabilidad o Administración. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva con coordinación del comité de vecinos colegiado. CONTADOR REPORTA A : Administrador y Tesorero RESUMEN DE ACTIVIDADES: Registrar las operaciones financieras del Club, formular y presentar los Estados Financieros mensuales y anuales. FUNCIONES 1.- Controlar y evaluar las operaciones financieras y Contables. 2.- Formular y refrendar los Estados Financieros mensuales. 3.- Supervisar y verificar el registro de las operaciones financieras del club. 4.- Controlar los gastos ejecutados por partidas específicas según el presupuesto de gasto aprobado. 5.- Formular análisis detallado de las cuentas del balance. 6.- Realizar los asientos contables de ajuste. 7.- Supervisar el Archivo y custodia de los documentos sustenta torios de gastos e ingresos. 8.- Mantener actualizado los libros principales, diario Mayor Caja y Bancos e Inventarios y Balances. 9.- Realizar el arqueo de los fondos y valores en caja. 10.- Presentar un cuadro estadístico de gastos por partidas específicas para la evaluación del comportamiento de ejecución de gastos para la toma de decisiones del Administrador y Consejo Directivo. 11.- Coordinar y supervisar la toma de inventarios de los bienes patrimoniales del Club antes de la finalización del período de la Junta Directiva. 12.- Participar en la elaboración del presupuesto anual de ingresos y gastos del Club. 13.- Realizar otras funciones según la competencia. 14.- Responsable del entorno tributario de la ascociación 15.- Responsable de cumplir las siguientes normas de control interno referidas a las Cobranzas diarias: • El contador de la asociación registrará en una cuenta específica la recepción y deposito de las liquidaciones de caja recibidas por el administrador. • En caso se produjera el incumplimiento de las normas sobre deposito del efectivo o la utilización del efectivo, el contador, bajo responsabilidad y en forma inmediata, informará a la junta directiva y los inspectoresde cuentas del club, estos a su vez informarán al presidente del comité de vecinos en turno quien pondrá en conocimiento de los vecinos el informe recibido. REQUISITOS MINIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO Contador Público Colegiado, Estudios especializados en su área, experiencia en el cargo, amplia capacidad y concertación. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del estatuto, manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva con coordinación del comité de vecinos colegiado. DEL ASISTENTE CONTABLE REPORTA A : Administrador, contador y tesorero RESUMEN DE FUNCIONES : Registro de operaciones en el sistema de cómputo y elaboración de balances . FUNCIONES 1.- Mantener bajo custodia los documentos sustentatorios de Ingresos y Egresos recepcionados en Contabilidad. 2.- Analizar las cuentas del Balance mensuales. 3.- Practicar el Arqueo de Caja por lo menos una vez al mes. 4.- Elaborar información solicitada por el Administrador sobre los egresos. 5.- Mantener actualizado los libros principales, Mayor, Diario, Caja y Bancos e inventarios y balances. 6.- Realizar las conciliaciones bancarias. 7.- Codificar e ingresar los documentos que originan ingresos y egresos al sistema. 8.- Elaborar los asientos de ajuste mensual. 9.- Elaborar y controlar el flujo de caja proyectado. 10.- Llenar los formularios SUNAT (PDT) y AFP. 11.- Elaborar los balances mensuales. 12.- Otras funciones asignadas. REQUISITOS MÍNIMOS PARA OCUPAR EL PUESTO: Egresado o Bachiller de la Universidad de Contabilidad, Economía y Administración. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del manual de funciones, la sanción la impone la junta directiva. DEL VIGILANTE TITULO DEL PUESTO : Vigilante JEFE INMEDIATO : Supervisor de vigilancia RESUMEN DE ACTIVIDADES : Realiza sus actividades de vigilancia FUNCIONES Son funciones del Vigilante los siguientes: 1.- Presentarse puntual y correctamente uniformado a su servicio y permanecer así hasta su finalización (cabello recortado, uñas limpias, barba rasurada, uniforme limpio y planchado y zapatos debidamente lustrados). 2.- Vigilar los accesos y salidas del Club. 3.- Evitar la salida de equipos, herramientas o material de propiedad del club cuando no está debidamente autorizado por la Administración. 4.- Evitar la entrada al interior del Club a cobradores, deudores, vendedores, ambulantes, etc. Que vengan con fines personales; así como aquellas personas que se encuentren en estado de ebriedad. 5.- Evitar la salida de las instalaciones del Club de vehículos de transportes pesado con materiales de construcción salvo que las mismas estén debidamente autorizados por la Administración. 6.- Solicitar con mucha amabilidad su identificación a los familiares y amigos del socio que vienen de visita y verificar la autorización de ingreso al condominio. 7.- Solicitar al socio y a sus familiares con todo el respeto y la cortesía del caso su carné de identidad emitida por la Administración. 8.- Los bolsos y paquetes que porten los trabajadores, visitantes e incluso los socios ya sea al momento de ingresar o salir del Club y que a criterio del Vigilante es sospechoso debe ser intervenido. 9.- Cumplir y hacer cumplir las normas o consignas establecidas en la instalación. 10.- Cumplir con el horario reglamentario sin abandonar su puesto en ningún momento dado la característica de su importante misión de control. 11.- Recibir y entregar el puesto verificando la existencia y operatividad del equipo asignado. 12.- No debe de abandonar el puesto si no es relevado. 13.- Emplear y conservar correctamente el material y equipo asignado para el servicio. 14.- No realizar actividades que distraigan su atención: por lo tanto, está completamente prohibido mirar televisión, escuchar radio, usar audífonos, leer periódicos, leer revistas, novelas, etc. El realizar cualquiera de estas actividades constituye FALTA GRAVE. 15.- No dar información sobre los puestos de ubicación estratégica a los extraños. 16.- Comunicar cualquier emergencia inmediatamente por la radio a la administración, usando las claves correspondientes de seguridad. 17.- Tratar con cortesía, respeto y buenos modales a los socios y visitantes, manteniendo orden y firmeza. 18.- Mantener la caseta de control y sus alrededores en un estado óptimo de limpieza. 19.- Revisar diariamente el funcionamiento y estado de deterioro de los equipos de trabajo que están bajo su responsabilidad, en case de ser necesario derivar a la Administración para su reparación o cambio. 20.- Coordinar cualquier acción que se relacione a seguridad con la Administración y vocalía correspondientes. 21.- Efectuar la cobranza de peajes a los camiones o camionetas que ingresen con material de construcción o mudanza según la tarifa establecida. 22.- En cada jornada de trabajo debe firmar señalando la fecha y hora de ingreso y relevo, en casos extraordinarios debe emitir su informe o parte diario de ocurrencias. 23.- En caso de detectarse algún siniestro debe poner en alerta a los socios haciendo uso de cualquier medio de alarma e inmediatamente después ponerse en contacto con la Policía Nacional, los bomberos y organismos de defensa civil más cercanos. 24.- Controlar y verificar todo vehículo que ingresa o sale del Club (la verificación incluye revisión de maleteras). 25.- Eventualmente y por necesidad de servicio realizarán labores de mensajería y de mantenimiento en general. SUPERVISION EJERCIDA : NINGUNA SUPERVISION RECIBIDA : Administrador ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES : Los inherentes a su cargo CONTACTOS : A: INTERNOS: Con el Administrador el Supervisor de Vigilancia, Vocal de Seguridad. B. EXTERNOS: Todos los visitantes REQUISITOS DEL PUESTO: Licenciado de las fuerzas armadas con conocimiento básico de Jardinería o Albañilería o Electricidad o Carpintería. Un año de experiencia en cargos similares. Don de Mando, honrado, debe inspirar confianza, mostrar lealtad para con sus Jefes y Cuerpo Directivo. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del manual de funciones, la sanción la impone el administrador. DEL OPERARIO JEFE INMEDIATO : Administrador RESUMEN DE ACTIVIDADES: Todo lo relacionado al mantenimiento del Club. FUNCIONES 1.- Realizar trabajos de pintado (señalización de las pistas, muros donde se encuentran las inscripciones del nombre de las calles, pasajes y avenidas, instalaciones de la Casa Club, oficinas administrativas y otros). Según cronograma de mantenimiento. 2.- Realizar trabajos de albañilería (refacciones de la Casa Club, oficinas Administrativas y otros). 3.- Realizar trabajos de electricidad (reparación de las instalaciones eléctricas: Casa Club, oficinas Administrativas y otras). 4.- Apoyar a los operarios del campo según indicación del Supervisor. 5.- Verificar el normal funcionamiento de las instalaciones sanitarias de los servicios independientes de la Administración. 6.- Otras funciones encargadas por el Supervisor. REQUISITOS MINIMOS Primaria completa con conocimiento de albañilería, pintura y electricidad. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del manual de funciones, la sanción la impone el administrador. OPERARIO DE CASA CLUB Y ALMACÉN JEFE INMEDIATO DE ACTIVIDADES : ADMINISTRADOR Control y mantenimiento de Casa Club, piscina, control y custodia de las herramientas maquinarias e insumos de mantenimiento. FUNCIONES 1 .- Mantener la limpieza y conservación de las instalaciones de la Casa Club a excepción de las áreas en concesión. 2.- Regar y limpiar las áreas verdes dentro de la Casa Club. 3.- Solicitar la poda de árboles y gras dentro de la Casa Club. 4.- Podar y limpiar las plantas ornamentales en la Casa Club y entrada principal. 5.- Realizar limpieza de la calle Jacarandá hasta la Casa Club. 6.- Entregar en alquiler las sillas, mesas y parrillas a los socios, previo pago en Caja. 7.- Recoger los bienes alquilados a los socios. 8.- Controlar y cobrar alquiler de los botecitos. 9.- Limpiar, aspirar y clorificar a las piscinas. 10.- Mantener en buena conservación el sistema de bombeo de la piscina. 11.- Mantener en buen estado de conservación los chailones, colchonetas, cojines, otros bienes asegurados de la piscina. 12.- Controlar y entregar el combustible y aceite a las máquinas cargadoras según el uso diario. 13.- Controlar y entregar las herramientas a los operarios. 14.- Almacenar y controlar la entrega de los materiales para el mantenimiento del Club. 15.- Informar a la Administración de la pérdida o deterioro de las herramientas por mal uso de los operarios. 16.- Solicitar compra de los insumos o materiales para el mantenimiento de la piscina, Casa Club, operarios. 17.- Llevar el control de la Adquisición de Combustible para camión. 18.- Otras funciones asignadas. MOTIVO DE CESE Incumplimiento del manual de funciones, la sanción la impone el administrador. |
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