ASOCIACION CLUB RESIDENCIAL LOS GIRASOLES DE HUAMPANI

PROYECTO DE NORMAS DE PRESUPUESTO, CONTROL INTERNO, TRANSPARENCIA EN LA
INFORMACIÓN DE LA GESTIÓN Y ENTREGA DE CARGO

Introducción

El presente proyecto tiene la intención de institucionalizar un nuevo funcionamiento operativo y administrativo de la asociación "Club Residencial Los Girasoles de Huampaní". Dado que las normas de que se desarrollan deben ser observadas bajo responsabilidad por la Junta Directiva y el administrador del club, el conjunto de normas que se proponen deben ser aprobadas por la Asamblea General de la asociación, de tal manera que se constituyan en normas de observación obligatoria.

A partir de la aprobación por la asamblea general de las normas de control interno presentadas, estas constituirán el marco de trabajo de los inspectores de cuentas nombrados por la asamblea general ( Art. 36 inc.c del estatuto).

Las normas de presupuesto, control interno, transparencia en la información de la gestión, y entrega de cargo, tienen su origen en el siguiente concepto: Los derechos estatutarios de los miembros de la asociación, individualmente o en la forma en que decidan organizarse, son el motivo que justifica la existencia de la junta directiva y la administración del club. Es derecho de los asociados el de estar informados en todo momento de las decisiones administrativas y económicas que en su nombre toma la junta directiva y el administrador del club, este derecho nace desde el momento en que el socio con sus aportes y pago de derechos cubre los costos de gestión de la junta directiva y la administración ( Título II Art. Del 5 al 16 del estatuto)

Otro objetivo importante de las normas propuestas es, lograr que las asambleas generales de la asociación transcurran en un ambiente de tranquilidad y mucha productividad en beneficio de los asociados en su conjunto.

Para que las normas propuestas sean eficientes, la Junta Directiva en función y el administrador deben entender que en todo momento desempeñan sus funciones por encargo y en representación de los asociados, sus decisiones deben ser institucionales, transparentes y siempre orientadas al bien común.

El documento desarrollará los temas en el mismo orden presentado en el título

I Normas de Presupuesto

El presupuesto de ingresos y egresos de la asociación, es el documento a través del cual la junta directiva solicita fondos y autorización de gasto a la asamblea general de la asociación. Este documento a su vez constituye el marco de la evaluación de la gestión de la Junta Directiva.

El presupuesto anual del club debe ser presentado para la aprobación de la asamblea general respetando las siguientes normas:

•  El presupuesto de ingresos y egresos debe ser remitido a los asociados y a los presidentes de los diferentes comités que componen el club, dentro de la primera semana del mes de diciembre de cada año, el presupuesto remitido será aprobado en la asamblea general ordinaria del mes de enero de cada año (Art.35 inciso a de los estatutos)

•  El presupuesto de ingresos y egresos remitido, debe incluir una carta personal del presidente del club, quien en nombre de la Junta Directiva expone la política de gestión que implementara durante el año que se iniciará, que objetivos específicos logrará con el presupuesto solicitado, presentará un calendario de metas bimensual que permita visualizar el logro de las metas a través del año a iniciarse (Art. 52 inciso c del estatuto).

•  Las observaciones y las consultas sobre el presupuesto se recibirán y contestarán como máximo hasta la segunda semana de del mes de diciembre de cada año. Las observaciones y las consultas pueden canalizarse a través de las presidencias de los comités que integran el club, o directamente a la administración del club.

•  Las modificaciones que generen las observaciones de los asociados serán implementadas en el transcurso de la tercera semana del mes de diciembre de cada año, en esta semana se debe contar con el presupuesto definitivo para el año próximo a iniciarse.

•  El presupuesto de ingresos y egresos se presentará bajo el formato que forma de anexo 1 forma parte integrante del presente documento

•  El presupuesto de ingresos y egresos aprobado por la asamblea general, es remitido al administrador del club para su ejecución a través de una carta del presidente del club donde le comunica la decisión de la asamblea general (Art. 59 e incisos que lo integran en el estatuto).

II Normas de control interno referidas a la ejecución presupuestal

Las normas de control interno que a continuación se desarrollan, tienen como objetivo cumplir lo estipulado en los estatutos del club, garantizar corrección en los gastos y adquisiciones que realice el club y sentar las bases para una política de transparencia y participación de los asociados.

De acuerdo con los estatutos del club, corresponde a la junta directiva la gestión política y gerencial del club (Art.52 del estatuto). Al administrador le corresponde la gestión operativa y ejecutiva de la asociación (Art. 59 del estatuto). En consecuencia, las normas que a continuación se presentan, tienen como responsable directo al administrador, corresponde a la junta directiva supervisar que el administrador cumpla con las normas de control interno, finalmente el administrador y la junta directiva responden en conjunto ante la asamblea general por el incumplimiento de las normas de control interno.

Normas de control interno sobre ingresos en efectivo de la asociación.

Las presentes normas de control interno cubren todos los ingresos en efectivo de la asociación, no existen excepciones.

•  Todo ingreso en efectivo de la asociación será recibido por el cajero nombrado por la junta directiva.

•  Está prohibido bajo responsabilidad del cajero utilizar para cualquier tipo de pago el efectivo ingresado a la caja del club.

•  Ningún miembro de la junta directiva o de la administración puede autorizar la utilización del dinero de la cobranza diaria.

•  El cajero en forma obligatoria otorgará el recibo de ingreso a caja conjuntamente la boleta o la factura que justifica el ingreso a caja.

•  Al finalizar el día, el cajero y el tesorero nombrado por la junta directiva verificarán la liquidación de caja realizada por el programa de cobranzas que utiliza el club. La conformidad de la conciliación se expresará con la firma de los dos funcionarios que realizan la conciliación (Art.57 inciso a del estatuto). Los fondos resultantes de la liquidación quedarán en custodia del administrador, para este efecto firmará un recibo de recepción de fondos, liberando de esta manera la responsabilidad al cajero y al tesorero.

•  El administrador, bajo responsabilidad, depositará a más tardar el día siguiente la totalidad de los fondos recepcionados del cajero y el tesorero.

•  El contador de la asociación registrará en una cuenta específica la recepción y deposito de las liquidaciones de caja recibidas por el administrador.

•  En caso se produjera el incumplimiento de las normas sobre deposito del efectivo o la utilización del efectivo, el contador, bajo responsabilidad y en forma inmediata, informará a la junta directiva y los inspectores de cuentas del club, estos a su vez informarán al presidente del comité de vecinos en turno quien pondrá en conocimiento de los vecinos el informe recibido.

Normas de control interno sobre las formas de pago de la asociación

•  La asociación observa el siguiente calendario de pagos: Proveedores y empleados cada 15 días, obreros los días sábados de cada semana. El administrador elaborará el calendario de pagos anual para que sea aprobado por la junta directiva.

•  Todo desembolso de dinero por parte de la asociación, se realiza con cheque a excepción de los desembolsos de caja chica.

•  A través de la caja chica solo se puede cubrir gastos que tengan como valor máximo S/.50 y preferentemente solo movilidad. Lo expresado en esta norma obliga a una planificación de las compras de la asociación con el objetivo de realizarlas por volumen.

Normas de control interno sobre documentos fuente que soportan la emisión de un cheque o un desembolso de caja chica.

Los documentos que soportan la emisión de un cheque o un desembolso de caja chica son los que indican la ley de comprobantes de pago, si se realizase un desembolso que no se sustente en lo indicado en la presente norma será responsabilidad directa del administrador del club, en el caso del club los comprobantes de pago son los siguientes sin ninguna excepción:

•  Facturas

•  Recibos de Honorarios

•  Boletas de venta

•  Recibos de luz, agua y teléfono

•  Boletos de ómnibus

•  Declaración jurada de movilidad de menor cuantía

•  Recibos internos para adelantos de jornales y sueldos

•  Recibos internos para fondos a rendir cuenta, en este caso la rendición de fondos se sustentará con los documentos indicados en la presente norma y a más tardar el último día de la semana en que se otorgó el fondo a rendir cuenta.

Normas de control interno sobre la autorización de gastos y pagos de obligaciones de la asociación.

Los gastos de la asociación obedecen al presupuesto aprobado por la asamblea general, los gastos extraordinarios son aprobados por una asamblea extraordinaria (Art. 52 inciso d del estatuto). Por lo expuesto no existe la posibilidad de realizar gastos o obras que no estén previstos en un presupuesto aprobado por la asamblea general, realizar gastos fuera de presupuesto configura la malversación de fondos en agravio de persona jurídica.

Para cumplir con lo expresado en el párrafo anterior, se seguirán las siguientes normas de control interno:

•  Todo gasto o adquisición que supere el valor de S/. 2,000.00, debe ser acompañado por tres cotizaciones, el administrador y el tesorero nombrado por la asociación, otorgarán la buena pro indicando el motivo e informando de este hecho a la junta directiva del club., por la norma expuesta los gastos o adquisiciones que realice el club deben ser planificadas de tal manera que la actividad prevista en esta norma no insuma gran cantidad de tiempo.

•  Todos los gastos o adquisiciones que serán cubiertos por el club, deberán indicar en el margen superior derecho y con lapicero rojo, la partida presupuestal que soporta el gasto a realizarse.

•  Los documentos fuentes que soportan los gastos a realizarse, deben llevar en el margen inferior izquierdo la firma y el sello del administrador y el tesorero nombrado por la junta directiva, la firma de ambos funcionarios indica que han verificado que existe un saldo presupuestal que soporta el gasto o la adquisición a realizarse (Art.57 inciso c del estatuto).

•  El tesorero y el administrador del club, presentarán a la junta directiva del club, una relación de los gastos o adquisiciones a ser cubiertos a través del formato solicitud de desembolsos, la solicitud de desembolsos debe estar prenumerada, la junta directiva aprobará la solicitud de desembolsos en su totalidad o en parte.

•  La solicitud de desembolsos aprobada por la junta directiva, será remitida a caja para la emisión de los cheques respectivos, los vouchers de contabilidad que sustentan la emisión de un cheque, en forma obligatoria indicarán el número de la solicitud de desembolso que los origina.

III Normas de control interno sobre transparencia en la información de la gestión.

Las normas de transparencia en la información de la gestión, se enmarcan dentro de las tendencias de control ciudadano sobre las autoridades elegidas que se desarrollan en nuestro país. Para cumplir con las normas expuestas, la junta directiva debe utilizar toda la capacidad instalada a su disposición, de tal manera que lo indicado en las presentes normas se convierta en objetivos prioritarios.

Las normas que a continuación se desarrollan, tienen como objetivo informar en forma constante a los asociados del club, de las decisiones y actos que en su nombre realiza la junta directiva y el administrador del club, la información debe tener una calidad que evite que en la asamblea general el socio muestre desconcierto ante la información que se le brinda y por esta razón la asamblea se vea perturbada.

Por lo expuesto, el presidente, por mandato de la junta directiva, pondrá en conocimiento de los asociados, los inspectores de cuenta y del presidente del comité de vecinos de turno la siguiente información por escrito o por medios informáticos:

•  Calendario anual de las reuniones de la junta directiva y el lugar donde se realizarán las reuniones, invitando a los asociados a participar de las mismas.

•  Publicación del contenido de las actas de la junta directiva a más tardar 3 días útiles después de haberse producido la reunión.

•  Ayuda memoria mensual comentando las actividades que desarrolla la junta directiva, eventos que pueden afectar la calidad de vida de los asociados del club, así como problemas de tipo económico que pueden afectar la marcha de la administración del club. Los temas que deben ser informados en forma obligatoria son los siguientes: Situación tributaria del club ante la SUNAT (Marco tributario del club e impuestos adeudados), situación tributaria del club ante la municipalidad de Chosica (Que construcciones a realizado el club, situación de las licencias de construcción y tributos adeudados), situación de los linderos del club y gestión de la áreas en peligro determinada por el comité de vecinos. Relación y situación procesal de los juicios que esté enfrentando el club. Relación y situación procesal de las demandas interpuestas por el club. Otros aspectos que merezcan informarse.

•  Balance general con anexos e indicación de antigüedad de las partidas que integran el valor de una cuenta del balance general y del estado de ganancias y pérdidas.

•  Evolución del control presupuestal autorizado por la asamblea general

•  Listado general de los cheques emitidos con cargo a las cuentas del club.

Normas de control interno para la entrega de cargo de una junta directiva saliente a una junta directiva entrante.

La entrega de cargo de una junta directiva saliente a una junta directiva entrante es el acto administrativo más importante de la asociación, este acto determina la calidad de la gestión de una junta directiva saliente y los parámetros que servirán para medir la gestión de la junta directiva entrante.

De acuerdo al artículo 52 de los estatutos del club, la gestión le corresponde al colectivo de la junta directiva, por esta razón, la junta directiva en pleno es responsable de cumplir con la entrega de cargo, para realizar este acto administrativo, la junta saliente debe convocar en forma obligatoria a los siguientes entes: Los Asociados, los inspectores de cuentas, Los presidentes colegiados del comité de vecinos de las cinco zonas del club, los presidentes de los diferentes comités de apoyo del club, los representantes de los profesionales organizados residentes en el club. Los documentos que se entregarán en esta oportunidad son los siguientes:

-Balance general y estado de ganancias y pérdidas del club con un corte al 31 de julio del año en curso. Ambos documentos deben contar con notas que expliquen la naturaleza del contenido de las cuentas.

-Libros de contabilidad debidamente cerrados y que concuerden con la información entregada en los estados financieros.

- Control presupuestal con un corte al 31 de julio del año en curso, este documento debe estar acompañado de comentarios ejecutivos que expliquen la evolución y los resultados que se entregan.

-Balance de caja, documento que contiene la relación de las cuentas bancarias propiedad del club y los saldos de las mismas, relación de las obligaciones que por todo concepto adeuda el club. Este documento debe concluir indicando un superávit o un déficit financiero al momento de la entrega del cargo.

- Memoria ejecutiva que indica los logros de la gestión de la junta directiva saliente, avance durante su gestión de los planes a largo plazo, problemas que deberá solucionar la junta directiva entrante y los planes a largo plazo que se deberán seguir desarrollando.

- Relación de los juicios que enfrenta el club y la situación procesal de los mismos

- Relación de las demandas interpuestas por el club y situación procesal de las mismas.

- Relación de activos fijos propiedad del club.

- Cumplimiento de las normas de control interno suscrita por los inspectores de cuentas.